Portal del empleado: qué es y beneficios de usarlo en tu empresa. (2023)

El portal del empleado es un canal de comunicación existente entre empleados y empresas que permite optimizar ciertos procesos de trabajo. Esta herramienta nos ayuda a gestionar la información relacionada con recursos humanos por parte del departamento, manager y empleado de forma autónoma.

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es un portal del empleado?
  2. Beneficios de un portal del empleado
  3. ¿Qué debe tener un portal del empleado?
  4. Característica de un portal del empleado
  5. Quién necesita un portal del empleado

¿Qué es un portal del empleado?

Contar con un portal del empleado, además de transmitir una imagen moderna de la empresa, y ahorrar costes agilizando procedimientos, ayuda a mejorar la Experiencia del Empleado y el bienestar del trabajador.

En definitiva, un portal del empleado es una herramienta (normalmente web) de uso por parte del recursos humanos y empleados, que les permite gestionar su información personal, sus nóminas, funciones, tareas, comunicarse mediante encuestas, buzones o redes sociales internas, además de gestionar su tiempo de trabajo, sus horarios y sus fichajes.

Cada vez más, las empresas están contando con este tipo de software que cada vez va contando con más funcionalidades y facilidades para ayudar en el día a día a Recursos Humanos y empleados.

Beneficios de un portal del empleado.

Un buen uso del portal del empleado puede suponer grandes beneficios para el empleado y la empresa. En ese sentido, el ahorro de tiempo y de costes para ambos será crucial para conseguir los objetivos operacionales de la organización; además, puede convertirse en una herramienta estratégica de la empresa de cara a conseguir sus objetivos globales.

Repasamos ahora algunas ventajas de contar con un software que proporcione un portal del empleado al trabajador y la empresa:

  • Ahorro de tiempo y costes. Automatización de procesos y reducción de carga administrativa.

Tanto el empleado como los departamentos de recursos humanos pueden liberarse de una gran cantidad de tiempo y de errores a la hora de realizar trabajos más manuales. Prácticas como gestionar las vacaciones, las ausencias, los documentos y la firma, el recibo de nóminas, y otros elementos más pueden automatizarse y digitalizarse para un tiempo más efectivo de trabajo.

  • Ofrece mayor autonomía al empleado

Cualquier empleado, en cualquier momento y en cualquier dispositivo, podrá acceder a su portal para comprobar, modificar y pedir nuevas solicitudes a su departamento de RRHH.

  • Aumenta la seguridad de los datos

La seguridad de los datos, sobre todo en aspectos tan delicados como los relacionados con datos laborales, pueden estar protegidos en mayor medida gracias a los protocolos de seguridad que rodean estos softwares. Olvídate de perder papeles o de tenerlos todos amontonados en un lugar sin seguridad.

  • Incrementa la motivación y el sentimiento de pertenencia.

Gracias a la simplificación de los procesos, su efectividad y su transparencia, un portal del empleado puede aumentar la satisfacción y el bienestar del empleado. De esta forma, retenerlo y fidelizarlo puede resultar una tarea más sencilla.

  • Mejora la comunicación interna.

Gracias a que todo está centralizado, la cultura de la empresa será más fácil de transmitir a todos los empleados de la organización. La comunicación fluirá personalizada y en ambos sentidos para propiciar una comunicación de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba que puede atender a las necesidades de ambas partes.

¿Qué debe tener un portal del empleado?

Una vez que sabemos qué es un portal del empleado, sus ventajas y características, tenemos que tener claro qué debe tener para cumplir con las necesidades de las organizaciones que lo usan. En concreto, además de ser una herramienta intuitiva y de acceso seguro y fácil para los empleados, existen algunas características que deben cumplir:

  • Herramientas para la gestión del tiempo libre, como solicitudes de vacaciones y permisos
  • Visualización de documentos y nóminas
  • Gestión del tiempo de trabajo y registro de jornada.
  • Información sobre beneficios, políticas y procedimientos de la empresa
  • Comunicaciones internas, como anuncios, boletines de noticias, buzones o encuestas
  • Información de desarrollo profesional y evaluaciones del desempeño
  • Información sobre las oportunidades de formación dentro de la empresa
  • Acceso a recursos de apoyo, como servicios de ayuda.

Característica de un portal del empleado

A pesar de que estas herramientas se han popularizado en los últimos tiempos, no todos son iguales ni tienen las mismas características.

En este sentido, hemos reunido algunos de los requisitos que sí o sí tiene que contemplar una buena herramienta enfocada a empleados y recursos humanos.

  • Accesibilidad: Un portal del empleado tiene que ser de fácil acceso para el empleado y recursos humanos desde cualquier lugar y dispositivo. En este sentido, con los nuevos modelos de trabajo híbridos es fundamental que el empleado tenga acceso siempre y cuando lo necesite a esa información relevante. Además, el uso creciente de los dispositivos móviles también debe tomarse en cuenta. ¡Solo en OpenHR, acceden desde el teléfono a su portal más de un 70% de los empleados!

  • Flexible: No todos los portales del empleado son iguales. Cada empresa tiene diferentes procesos o tareas diferenciadas a las que la plataforma tendrá que adaptarse. No hablamos solo de que aparezca el logo o el idioma.

  • Intuitivo: Un portal del empleado es bueno si todo el mundo, independientemente de su puesto de trabajo, consigue usarlo de manera regular y sin problemas. Si por el contrario tiene que estar escribiendo a recursos humanos cada 5 minutos, sin duda, ese portal no funcionará.

  • Permisos: En este sentido, un portal del empleado útil será aquél que cuente con un sistema de permisos que permita ver y gestionar la información a quién corresponda. Un mánager, por ejemplo, no tendrá por qué aprobar las vacaciones de aquellos empleados que no sean miembros de su grupo de trabajo. Sin embargo, a lo mejor la responsable de recursos humanos sí ve necesario poder gestionar todo como última en la cadena de aprobación.

  • Seguridad y privacidad: Un software de recursos humanos en general maneja datos muy sensibles que tiene que saber proteger. En este sentido, tanto recursos humanos como la empresa encargada de mantener la herramienta tienen una responsabilidad. La ciberseguridad es cosa de todos.

  • Evolución: Al igual que el portal del empleado tiene que saber adaptarse a las necesidades de la empresa en un tiempo determinado, también debe hacerlo a lo largo de un tiempo prolongado. De esta manera, el portal podrá ser una herramienta útil que acompañe a la empresa durante todas sus etapas y sus cambios.

  • Informes: Datos, datos, datos. Necesitamos datos para conocer el verdadero estado de nuestra empresa. Una vez generados tus propios KPIs adaptados a tu empresa, ya estarás listo para tomar decisiones valiosas en base a los datos extraídos.

¿Quién necesita un portal del empleado?

Un portal del empleado puede ser bastante útil desde varios puntos de vista. El departamento de recursos humanos, los empleados o la asesoría encontrarán en esta herramienta varios beneficios que pueden serle de bastante utilidad. Pero vayamos por partes:

  • Departamento de Recursos Humanos: El departamento de recursos humanos verá simplificada su labor al poder comunicarse con los empleados de forma más sencilla y ágil. Ya no se necesitarán cadenas de emails mandando información valiosa que puede perderse entre el resto de correos que nos suelen llegar a nuestra bandeja.

    Los departamentos de recursos humanos podrán subir documentos, o gestionar la información proveniente del portal (como datos personales, vacaciones o ausencias) sin necesidad de preguntar a los empleados directamente. Incluso podrán comunicarse con ellos de forma mucho más efectiva y rápida a través de un canal de comunicación interna.

  • Empleados: Los empleados podrán acceder y gestionar su información siempre y cuando lo necesiten desde cualquier parte, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. La comunicación se hará más sencilla, rápida y efectiva entre la empresa y el trabajo, lo que mejorará la Experiencia del Empleado.

  • Asesorías laborales: Gracias al portal del empleado, las asesorías podrán comunicarse con su cliente de forma directa y rápida. La subida de diferentes documentos o la disponibilidad de toda la información al segundo harán el trabajo de la empresa y la asesoría mucho más sencillo y efectivo. La reinvención de la asesoría al nuevo mundo digital es ya un hecho. Aquí podrás escuchar a Maica Enrique, de GM Integra, analizando esta nueva situación.

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Author: Foster Heidenreich CPA

Last Updated: 02/25/2023

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